Qui est convoqué ?

Les personnes habilitées à participer ou à assister à l’assemblée (vois rubrique composition).

Qui peut convoquer l’assemblée ?

La personne habilitée à convoquer l’assemblée est le syndic de la copropriété (ou l’administrateur judiciaire), au moins un fois par an et toutes les fois qu’il le juge nécessaire.

En l’absence de syndic, la loi permet à tout copropriétaire de réunir l’assemblée pour désigner un syndic. Cette possibilité nouvelle (2015) est très utile pour éviter une administration judiciaire. ( Elle ne s’applique pas lorsqu’une assemblée, ayant à l’ordre du jour la nomination d’un syndic, n’ pas procédé à la désignation).

Le Président du Conseil Syndical est habilité à convoquer l’assemblée si le syndic n’a pas donné suite à une convocation de l’assemblée demandée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant un quart des voix (ou moins si le règlement le prévoit). Cette convocation doit être précédée d’une notification de la demande et d’une mise en demeure.

Dans l’hypothèse où ni le syndic, ni le président du conseil syndical, ne donnent pas suite à un demande des copropriétaires représentant un quart des voix (ou moins selon le règlement), tout copropriétaire peut demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice habilité à convoquer l’assemblée.

Délais et Formalités

Le délai de convocation est de trois semaines, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Attention ! : c’est au syndicat de prouver que la convocation a bien été adressée dans les délais.

Les modalités de convocation doivent impérativement être respectées. les moyens de convocation admis sont :


La lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

C’est le moyen traditionnel. La lettre recommandée peut être électronique, selon les modalités du décret du 2 février 2011.


Message électronique.

Après accord du copropriétaire, soit enregistré au PV d’une assemblée, soit adressé au syndic par tout moyen conférant date certaine, les convocations peuvent être adressée par "voie électronique" (e-mails).
/br>Toujours sur accord, les documents annexes peuvent être "mis à disposition" sur le site du syndic.


Émargement daté.

C’est un procédé prévu par le Décret, très simple et économique qui n’est pas assez souvent utilisé : le copropriétaire signe un récépissé après avoir pris la convocation. Tous les copropriétaires ne peuvent cependant pas être "touchés" par ce moyen. Il faut alors revenir à la lettre recommandée (attention au délai).

Il faut absolument veiller à ce que les copropriétaire indiquent de façon manuscrite la date à laquelle ils ont émargé.

Adresse et calcul du délai.

Attention : c’est aux copropriétaires de notifier en recommandé au syndic leur changement d’adresse ou leur arrivée. Le syndic n’a pas à procéder lui même à des changements en fonction des informations qu’il obtient par ailleurs (ex : questionnaires de vente). C’est un point qui suscite beaucoup de litiges par incompréhension.

En copropriété, le délai de convocation en recommandé court à partir de la date de la première présentation de la lettre ou du message à l’adresse du copropriétaire. Peu importe la date à laquelle la lettre est retirée.