Rédaction du Procès Verbal

Le Décret de 1967 prévoit que les décisions d’assemblée font l’objet d’un procès verbal qui contient le résultats des délibérations et la feuille de présence.

Résultat des délibérations

Le Procès Verbal contient "l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour", formule qui doit se traduire par : les résolutions adoptées, car l’assemblée peut amender les questions de l’ordre du jour, ainsi que le résultat des votes.

Le Procès Verbal doit indiquer le nom des copropriétaires absents, appelés "défaillants".

Pour chaque résolution, le Procès Verbal doit relever le nom des opposants et des abstentionnistes.

Ces indications sont essentielles pour déterminer ceux qui pourront contester les votes (les absents et les contre). A défaut d’indiquer ces noms, la résolution peut être annulée.

La jurisprudence est inflexible sur ces défauts de formes, peu importe que l’on puisse retrouver par déduction qui a voté contre ou si le résultat du vote st sans ambiguïté.

La feuille de présence

Le Décret de 2004 a clairement établi que la feuille de présence est "une annexe" du Procès Verbal, ce qui veut dire que cette doit être communiquée aux copropriétaires qui en font la demande. La jurisprudence s’est prononcée clairement sur ce point.

Rédaction et envoi du procès verbal

Une innovation du Décret de 2004 est que le procès verbal doit être rédigé à la fin de la séance. Il s’agit de lutter contre les délai trop longs de rédaction, initiative louable mais très pénible pour les membres du bureau qui doivent rester après la fin des assemblées parfois très longues.

Le procès verbal est rédigé par le Secrétaire et signé par le Président et les membres du bureau.

Il doit être envoyé dans les deux mois après l’assemblée, en recommandé aux opposants et aux absents non représentés par un pouvoir, en courrier simple pour les autres.

Rappelons que la date de présentation du PV en recommandé ouvre le délai de deux mois pour contester.

Le procès verbal fait foi

Le procès verbal de l’assemblée fait foi pour la preuve des décisions d’assemblée, même en l’absence d’une signature du Président ou d’un scrutateur.

Cependant, ce n’est pas une preuve absolue, elle peut s’effacer devant des témoignages ou d’autres éléments de preuve.