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Les convocations à l’assemblée
Article mis en ligne le 5 novembre 2010
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Délais et Formalités

Depuis le décret de 2007, le délai de convocation est passé de deux à TROIS SEMAINES.

Les convocations se font obligatoirement par lettres recommandées ou par émargement.

Lettres recommandées

Les convocations sont adressées à l’adresse que les copropriétaires sont tenus d’indiquer au syndic. Attention : c’est aux copropriétaires de notifier en recommandé au syndic leur changement d’adresse ou leur arrivée. Le syndic n’a pas à procéder lui même à des changements en fonction des informations qu’il obtient par ailleurs (ex : questionnaires de vente). C’est un point qui suscite beaucoup de litiges par incompréhension.

En copropriété, le délai de convocation en recommandé court à partir de la date de la première présentation de la lettre à l’adresse du copropriétaire. Peu importe la date à laquelle la lettre est retirée.

Télécopie

L’article 64 du Décret de 1967 permet de remplacer la lettre recommandée par une "télécopie avec accusé de réception". Les délais courrent à compter du lendemain de la réception de la télécopie. En cas de contestation la preuve de réception ne sera peut être pas si facile à certifier (encore faut il connaître le numéro de fax).

Émargement

C’est un procédé très simple et économique qui n’est pas assez souvent utilisé : le copropriétaire signe un récépissé après avoir pris la convocation. Tous les copropriétaires ne peuvent cependant pas être "touchés" par ce moyen. Il faut alors revenir à la lettre recommandée (attention au délai).

Il faut absolument veiller à ce que les copropriétaire indiquent de façon manuscrite la date à laquelle ils ont émargé.

Qui est convoqué ?

La règle est assez compliquée car, en matière immobilière, les configurations sont multiples.

  • Le propriétaire unique : le cas le plus simple. Lorsque des époux sont mariés sous le régime de la séparation, seul le propriétaire est convoqué.
  • S.C.I. Société Civile Immobilière : juridiquement, la SCI est l’unique propriétaire du ou des lots. Seul le gérant officiel de la SCI peut être convoqué et voter avec l’ensemble des voix. (Attention, régime différent pour les société d’attribution, voir plus bas).
  • Communauté matrimoniale : Il faut que la convocation soit aux deux noms (sous peine de nullité). Mais un seul des époux vote pour les deux. La jurisprudence considère un mandat "tacite" de l’époux absent au profit du présent.
  • Indivision : Les indivisaires sont tenus de faire connaître au syndic le nom du mandataire qui recevra la convocation (et les appels de charges...) et qui votera pour l’ensemble du lot. A défaut, le syndic doit demander au Tribunal de nommer un mandataire. Inapplicable en pratique et la jurisprudence tolère un mandat "tacite" de représentation.
  • Démembrement : de même, l’usufruitier et le nu propriétaire doivent désigner un mandataire commun.
  • Société d’attribution : il s’agit des sociétés immobilières dites "d’attribution" de l’article L.212-1 du Code de la Construction et de l’habitation. Si une société de ce type possède des lots, tous les attributaires sont convoqués à l’assemblée et ont un droit de vote proportionnel à leur part. Le gérant doit être aussi convoqué avec voix consultative.
  • Multipropriété/Mutijouissance : pour les attribution de jouissance à temps partagé, la loi de 1986 prévoit expressément que tous les attributaires sont représentés en bloc par un membre désigné par l’assemblée de la multipropriété.
  • Location/accession : lorsqu’un contrat de location/accession à la propriété a été conclu, le locataire et le vendeur doivent être convoqués à l’assemblée. Le locataire est considéré comme le copropriétaire, sauf pour certaines décisions (réparations des éléments de la structure, aliénation de parties communes) qui sont votés par le vendeur.

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