L’ordre du Jour encadre strictement les délibérations de l’assemblée du syndicat des copropriétaires. La règlementation impose une information des copropriétaires de plus en plus détaillée.

Détermination de l’ordre du Jour

Qui établit l’ordre du jour ?

Le Décret de mai 2004 a supprimé "l’ordre du jour complémentaire", la possibilité de modifier l’ordre du jour de l’assemblée après son envoi aux copropriétaires.

Lorsque les convocations sont lancées, l’Ordre du Jour est donc figé. Le Syndic, qui est la personne en charge de convoquer l’assemblée (sauf exceptions) a donc une grande marge d’initiative pour déterminer les questions qui seront débattues à l’assemblée.

Pour obtenir l’inscription d’une résolution à l’ordre du jour, le Conseil Syndical ou le copropriétaire doivent notifier leur demande au Syndic, par lettre recommandée, suffisamment à l’avance pour qu’elle soit insérée dans la convocation. Mais la date d’envoi des convocations dépend désormais exclusivement du syndic. Il faut donc prendre toutes ses précautions et envoyer ses demandes au plus tôt pour ne pas, le cas échéant, se faire prendre de court.

Questions figurant obligatoirement à l’ordre du jour

Les questions suivantes doivent nécessairement être inscrites à l’ordre du jour :

• le budget, une fois pas an ;
• le montant à partir duquel les projets de contrat ou de travaux doivent faire l’objet d’une mise en concurrence. (on ne revote pas tous les ans, sauf pour une modification) ;
• l’élection du Syndic lorsque son mandat expire. La durée des fonctions est au maximum de trois ans ;
• au moins tous les trois ans, une résolution sur la constitution d’une provision spéciale en vue de faire face à des travaux d’entretien.

L’information des copropriétaires

La règlementation s’efforce années après années de renforcer l’information des copropriétaires sur les projets de résolutions, pour qu’ils se prononcent en connaissance de cause. La jurisprudence et la règlementation ont donc forgé des règles strictes dont la violation peut conduire à l’annulation de la décision de l’assemblée.

Unicité des résolutions

Chaque résolution doit être unique. Il n’est pas permis de faire passer deux décisions dans un même vote.

Pas de décision implicite

Chaque résolution doit être claire et précise. On ne peut déduire une décision d’une suite "logique" d’un autre vote.

Les informations nécessaires à la validité du vote

L’article 11 du décret précise expressément les informations qui doivent être nécessairement transmises dans la convocation pour "la validité de la décision", et notamment :

• le projet de résolution, c’est la dire le texte déjà rédigé de la résolution si elle était votée. Les copropriétaires peuvent ainsi avoir l’idée exacte de ce qu’ils vont voter. Cette obligation ne s’applique qu’à certaines décisions (en principe les plus importantes), la liste est si détaillée que par prudence, les syndics présentent un projet pour toutes les questions à l’ordre du jour.

• de même, les résolutions concernant une action en justice doivent être rédigées préalablement (voir la rubrique).

• les projets de contrat des candidats syndics.

• les "éléments essentiels" des contrats proposés, avec plusieurs propositions lorsque le seuil de mise en concurrence obligatoire est dépassé.

• une liste de documents financiers pour le budget et les comptes.